Þegar líður að lokum verkefnis þarf að huga að því hvort öllum verkþáttum sé örugglega lokið; hvort einhversstaðar séu lausir endar. Það er ekki hægt að segja að verki sé lokið fyrr en búið er að ganga frá öllu, skila lánshlutum, taka til, gera upp fjármál o.s.frv. Auðvitað þarf að ganga frá ýmsum hagnýtum málum en í rauninni lýkur verkefni ekki fyrr en það er gert upp, skoðað í heild sinni og reynt að læra eitthvað á því. Mat Að lokinni framkvæmd er nauðsynlegt að gera úttekt á verkefninu með tilliti til þess hvernig tókst og til framhaldsaðgerða. Það þarf að fara yfir framkvæmdina og finna hvað tókst vel og hvað miður til að læra af henni. Þá þarf að spyrja hvort tilganginum hafi verið náð og ef um langtímamarkmið var að ræða hvort tekist hafi að nálgast markmiðið. Einnig þarf að skoða hugmyndavinnuna og undirbúninginn allan og meta hvort rétt leið hafi verið valin að markinu. Ávinningur Hver var ávinningurinn af verkefninu? Var fjárhagslegur ávinningur og hvernig á þá að ráðstafa tekjunum? Skilaði verkefnið nýjungum, endurbótum eða auknum gæðum í starfinu? Ávinning er oft erfitt að meta, stundum kemur hann ekki í ljós fyrr en löngu seinna. Eitt er þó hægt að fullyrða með nokkurri vissu: Skoði menn verkefni með því hugarfari að hafa af þeim ávinning er yfirleitt hægt að finna ljósa punkta. Mistök Það er mannlegt að skjátlast og af mistökunum læra menn. En þeir læra því aðeins að þeir horfist í augu við mistök sín, viðurkenni þau og leiti leiða til að gera hlutina betur næst. Spyrja þarf: Var verkefnið nógu vel skipulagt? Hvað kom uppá sem ekki var gert ráð fyrir í skipulagningunni? Hvað hefði verið hægt að gera öðruvísi? Reyni menn að læra af mistökunum geta jafnvel misheppnuð verkefni skilað ávinningi. Heimildir Í hverju verkefni bætist við ný þekking og upplýsingar. Mikið af þessari þekkingu týnist því fólk kemur og fer og ekki er hirt um að gera þessa þekkingu aðgengilega fyrir þá sem á eftir koma. Til að halda þekkingunni í starfinu þarf að skrifa skýrslu eða verkefnislýsingu að loknu verkefni og halda þeim gögnum til haga sem notuð voru við framkvæmd verkefnisins. Koma þarf upp kerfi til að geyma upplýsingar og hugmynda- og lausnabanki þarf að vera til á hverjum starfsstað. Með þessum aðferðum getur sparast töluverð vinna t.d. er augljóst hagræði í því að hver nýr vinnuhópur þurfi ekki að byrja frá byrjun á því að leita að styrktaraðilum heldur geti byggt á upplýsingum sem fyrri hópar hafa safnað og reynslu þeirra. Þannig er hægt að koma í veg fyrir að fólk þurfi sífellt að vera að finna upp hjólið. Þakkir Það er sjálfsögð kurteisi að þakka fyrir veitta hjálp og aðstoð. Þakklæti er hægt að sýna á einfaldan og ódýran hátt það með kurteislegu bréfi eða korti. Einnig er sjálfsagt að senda auglýsendum, kostunar- og styrktaraðilum öll þau gögn þar sem þeirra er getið. En síðast en ekki síst þarf að þakka samstarfsaðilum og samstarfsfólki fyrir þátttökuna. Það gerir liðsandanum gott að gera sér dagamun að framkvæmd lokinni. Það þarf ekki að slátra alikálfi í hvert sinn, það er hægt að gera eitthvað einfaldara eins og t.d. að koma saman og skoða myndir eða myndbönd sem hafa verið teknar af framkvæmdinni. Framhald Sé það mat þátttakenda að vel hafi til tekist er rétt að huga að framhaldsaðgerðum eða hvort ástæða sé til að endurtaka verkefnið eða gera það að föstum þætti í starfinu. Skoða þarf hvað er hægt að lagfæra og hvort hægt sé að vinna verkefnið á einhvern annan hátt? Ef fólk hinsvegar er á þeirri skoðun að verkefnið hafi verið óaðfinnanlegt og ekki sé hægt að gera betur er hægt að spyrja: Hvað eigum við að gera næst? |