• Að selja hugmynd
• Kostnaður
• Tekjur
• Styrkir
• Kostun
• Áhætta
• Ódýrar leiðir
• Fjárhagsáætlun

Peningar eru hreyfiafl hlutanna í þessum heimi. Þó mörg verkefni, séstaklega á menningarsviðinu og í félagsstarfi, séu unnin fyrir lygilega lítið fé kemur þó alltaf að því fyrr eða síðar að draga þarf upp budduna. Ef ekki er nægt eigið fé fyrir hendi þarf að leita til einhverra til að fjármagna verkefnið, að hluta eða að öllu leyti.

Ef starfsmaður fyrirtækis fær góða hugmynd sem hann langar til að framkvæma er líklegt að fyrsta spurningin, sem yfirmaður hans spyr, verði: Hvað kostar framkvæmdin? Sú næsta verður auðvitað: Getum við hagnast á verkefninu? Sömu sögu mætti segja ef leitað er til fjármagnseigenda eða til styrktar- eða kostunaraðila; þeir vilja fá skýr svör og helst eitthvað fyrir snúð sinn. Engin máltíð er ókeypis, sagði Friedmann.

Að selja hugmynd lýtur sömu lögmálum og önnur viðskipti. Viðskiptavinurinn þarf að kynna sér vöruna áður en hann ákveður að kaupa. Hann þarf líka að vita hvað hún kostar. Og eins og aðrir viðskiptavinir bregst hann ókvæða við ef endanlegt verð er hærra en það sem hann bjóst við, þ.e.a.s. ef kostnaðurinn við verkefnið fer úr böndum og bakreikningar fara að streyma inn.

Það er því nauðsynlegt að gera dæmið upp fyrirfram og reyna að gera sér grein fyrir allri fjárhagshlið verkefnisins. Hvar liggur kostnaðurinn við framkvæmdina? Verða einhverja tekjur? Hvað þarf marga starfsmenn? Er hægt að fá einhverja styrki? Er hægt að fá einhvern til að kosta verkefnið? Hver er áhættan og hver tekur hana? Hvernig er hægt að vinna verkið ódýrt eða ókeypis?

[Til baka]

Til að vita hvað tiltekið verkefni kostar áður en til framkvæmdar kemur þarf að byrja á því að finna alla kostnaðarliði. Þegar þeir hafa verið fundnir þarf að reikna út hvað hver liður kostar og á grundvelli þeirra talna að gera kostnaðaráætlun sem hægt er að leggja fram.

Helstu kostnaðarliðir við flest verkefni eru laun starfsmanna, aðkeypt vinna, skifstofukostnaður, efniskostnaður, húsaleiga, auglýsingakostnaður, sendibílar, prentun o.s.frv. Stundum er það svo að ýmis kostnaður svo sem skrifstofukostnaður og starfsmannahald er að einhverju leyti innifalinn í föstum kostnaði þess sem stendur að verkefninu, hvort sem það er fyrirtæki, stofnun eða félagasamtök og þá er oftast mikilvægast að reikna út hvaða aukakostnaður hlýst af verkefninu.

Til þess að komast að því hvar kostnaðurinn liggur þarf að greina verkefnið. Á sama hátt og í kaflanum um undirbúningstigið er framkvæmdin sundurliðuð og reynt að finna alla kostnaðarþætti. Í stað þess að spyrja: Hvað þarf að gera? Spyrjum við nú: Hvað kostar? Hvað þarf að borga fyrir í þessu verkefni? Ef við notum Tossalistaaðferðina og tökum dæmi af hljómleikahaldi yrði útkoman eitthvað í líkingu við þetta: Kostnaður: Húsaleiga, tækjaleiga, laun hljóðfæraleikara, hljóðstjórn, flutningur og uppsetning á tækjum og búnaði, auglýsingar, miðasala, dyravarsla, gæsla, o.s.frv.

Til að greina kostnaðinn nákvæmar er hægt að nota spurningaformið og spyrja: Hvað er það sem kostar eitthvað í verkefninu, hve mikið kostar það, hver greiðir viðkomandi kostnaðarlið og hvenær fara greiðslur fram? Með niðurstöðunni sem þessi aðferð gefur er hægt að gera hvorutveggja, kostnaðar- og greiðsluáætlun:

Starfsmannahald
Í flestum rekstri eru laun aðalkostnaðurinn og því er rétt að huga sérstaklega að starfsmannahaldi. Gera þarf sem nákvæmastar verkáætlanir svo hægt sé að reikna út vinnulaun og aðkeypta vinnu sem nákvæmast í kostnaðaráætlun. Áætla þarf hve marga starfsmenn þarf til undirbúnings og til að aðstoða við framkvæmdina og hve lengi hver einstakur þarf að vinna.

Í sumum verkefnum er hægt að virkja sjálfboðaliða til ýmissa starfa, áhugahópa og félagasamtök. Þá verður að gæta að því að ekki er alltaf hægt að leggja sömu ábyrgð á sjálfboðaliðana og á reynda starfsmenn enda njóta þeir ekki sömu réttinda í starfi, eins og t.d. trygginga.

[Til baka]

Við gerð fjárhagsáætunar þarf einnig að gera tekjuáætlun til að finna hvaða tekjur koma á móti kostnaði. Tekjuáætlun getur eðli málsins samkvæmt ekki orðið jafnnákvæm og kostnaðaráætlunin því óvissuþættirnir eru fleiri. Það er ekki hægt að sjá fyrir hvort áhorfendur skili sér á uppákomur, hvort vel gangi að fá kostunaraðila eða hvort eitthvað seljist.

Helstu möguleikar til að græða á einhverju verkefni eru þau að selja aðgang að því eða einhverja framleiðsluvöru sem er endanlegt markmið verkefnisins. En sum verkefni eru bara þannig vaxin að þau framleiða ekkert áþreifanlegt og þá er oft brugðið á það ráð að selja eitthvað annað, eitthvað sem tengist verkefninu, t.d. áprentaða boli eða aðra minjagripi, veitingar eða auglýsingar ef hægt er að sýna fram á að verkefnið njóti einhverrar athygli.

Ef við höldum áfram með dæmið af hljómleikahaldinu og skoðum þá möguleika sem við höfum til að hagnast á því gætu tekjurnar verið eftirfarandi: Sala aðgöngumiða, veitinga og auglýsinga á aðgöngumiðum og öðrum prentgögnum. Styrkir, annaðhvort bein fjárframlög frá einhverjum aðilum eða í formi láns á tækjum eða búnaði, vinnuframlags eða annars sem hefði þurft að greiða fyrir. Kostun, fjárframlag frá fyrirtæki eða öðrum sem skilyrt er á þann hátt að að nafns kostunaraðilans eða vöru hans sé getið í tengslum við verkefnið.

[Til baka]

Styrki er hægt að sækja til ríkis, opinberra stofnana, sveitarfélaga og í einstaka tilfellum til félaga og fyrirtækja. Sé ekki um bein fjárframlög að ræða geta styrkir verið í ýmsum myndum t.d. lán á húsnæði, aðstöðu eða tækjum eða vara sem hægt er að selja. Slíkt framlag er í raun styrkur því annars þyrfti að færa það til kostnaðar. Að leita styrkja er mikil frumskógarferð og auðvitað fer það eftir eðli verkefna hvert hægt er að sækja þá. Ef fólk ætlar að hætta sér út í frumskóginn er best að leita upplýsinga hjá opinberum aðilum sem eru með starfsemi, skylda verkefninu. Flestum styrkjum er úthlutað á vissum árstíma, það þarf að sækja um þá fyrir vissa dagsetningu, senda inn gögn o.þ.h. svo það getur tekið sinn tíma og nokkurn undirbúning að verða sér úti um styrki, sérstaklega ef þeirra er leitað erlendis.

[Til baka]

Kostun er eitt af lausnarorðum samtíðarinnar og margir virðast telja að gosdrykkjafyrirtæki og aðrir fjársterkir aðilar standi í biðröð til að fá að kosta ýmis þjóðþrifamál. Því fer víðs fjarri. Kostunaraðilar taka yfirleitt af auglýsingafé fyrirtækis síns og því vilja þeir skiljanlega fá eitthvað í staðinn. Þessvegna eru þeir líklegri til að styrkja frekar fjölmennar samkomur og þau verkefni sem fá mikla fjölmiðlaumfjöllun. Að leita að kostunaraðilum er tímafrek vinna sem skilar ekki alltaf því sem ætlast er til.

Það er nauðsynlegt að mæta vel undirbúinn til fundar við kostunaraðila. Það þarf að sannfæra hann um að verkefnið hafi auglýsingagildi eða það gefi fyrirtækinu jákvæða ímynd. Best er ef starfsemi kostunaraðilans og verkefnið eiga sér einhverja sameiginlega fleti, sameiginlega hagsmuni, markmið eða viðskiptasamband. Kostun er viðskipti. Því er best að vera með það á hreinu hvað maður er að selja þegar leitað er eftir kostunaraðila: Hvernig á að kynna aðild kostunaraðilans að verkefninu? Hve margir eru líklegir til að koma að verkefninu og þar af leiðandi sjá hver er kostunaraðilinn? Hvað á kostunaraðilinn að borga og fyrir hvað?

Best er að fara fram á að kostunaraðilinn borgi einhvern ákveðinn verkþátt t.d. prentun veggspjalds og fái þá að hafa vörumerki fyrirtækisins á því. Skynsamlegt er að láta kostun mæta framkvæmdum sem hægt er að komast af án eða gera á ódýrari hátt ef enginn kostunaraðili fæst, t.d. að prenta plakat í fjórlit eða láta gera áprentaða boli sem hægt er að selja. Þá er hægt að einfalda eða sleppa viðkomandi þætti ef ekki er hægt að finna neinn til að kosta hann. Þannig geta menn komist hjá áföllum ef enginn kostunaraðili finnst. Það er ekki skynsamlegt að verkefni standi og falli með kostun.

Rétt er einnig að minnast á hinn siðferðilega þátt málsins. Stundum er vara eða þjónusta illsamræmanleg markmiði verkefnis. Er t.d. réttlætanlegt að láta bjórgerð eða sígarettuinnflytjanda styrkja íþróttaviðburð eða átak gegn vímuefnum? Einnig geta fagurfræðisjónarmið skipt máli í mörgum verkefnum. Þá þarf að gæta þess að auglýsingar beri ekki umgjörð verkefnisins ofurliði.

[Til baka]

Ef verkefni á að standa undir sér eða skila hagnaði er vert að gefa gaum að áhættuþættinum. Hver borgar tap ef verður og hver ráðstafar tekjum ef einhverjar verða? Vert er að hafa einhverjar framhaldsaðgerðir til fjáröflunar í huga ef áhættan er mikil og ef sýnt þykir að venjulegt starf lamist ef illa fer er. Þá er ef til vill best að láta kyrrt liggja.<

[Til baka]

Flest verkefni hafa lítið fé handa á milli og þessvegna þurfa þeir sem að þeim standa að leita leiða til að vinna hlutina á sem ódýrastan hátt. Það verður stöðugt að spyrja sig hvað hlutirnir kosta og leita leiða til að vinna hlutina sem ódýrast. Þó er vert að benda á að í verki þar sem efniskostnaður er lítill en það krefst mikillar vinnu verður sparnaður kannski lítill og í sumum tilfellum betra að leita til fagfólks. Það verður að reikna dæmið til enda.
Betri er krókur en kelda.

Samningar
Þegar kemur að peningamálum er oft nauðsynlegt að gera formlega samninga. Samningar þurfa að vera skýrir og eins ítarlegir og þurfa þykir. Ef við höldum okkur við tónleikana sem við höfum notað sem dæmi í þessum kafla þá þarf m.a. að semja um kaup hljómsveitar Hinsvegar þarf að vera á hreinu hver borgar tilfallandi kostnað eins og auglýsingar, sendibíla og hljóðkerfi. Ganga þarf úr skugga um að enginn aukakostnaður falli á verkefnið. Ef bakreikningar streyma inn eftir að verkefni er lokið er það vegna þess að einhver hefur ekki unnið heimavinnuna sína nógu vel. Ef maður er í vafa er rétt að gera skriflega samninga.
Orð skulu standa.

[Til baka]

Þegar allir þættir hafa verið skoðaðir, kostnaðarliðir fundnir og tekjur áætlaðar er hægt að setjast niður, gera endanlega útreikninga og fjárhagsáætlun. Hér eru dæmi um fjárhagsáætlun fyrir tónleikana okkar sem er ætlað að sýna aðferðina; ekki er vert að taka mikið mark á tölunum. Eins og sjá má helst styrkjaliðurinn í hendur við kostnaðarlið, þ.e.a.s. tækjaleigu og kostunin helst í hendur við prentunina. Áhættuþátturinn er aðgöngumiðasalan, það þarf að selja 970 miða til að dæmið gangi upp. Athugið að fastur kostnaður er ekki inni í myndinn t.d. ekki getið um skrifstofukostnað: